جرت العادة أن يعقد المديرون الاجتماعات الفردية مع الموظفين حين تستدعي الحاجة لذلك، أو يحدث طارئ في العمل فيضطرون إلى عقد اجتماع عاجل للوقوف علي مجريات الأمور.
في حين تحقق الاجتماعات الفردية نجاحًا إذا ما واصل المديرون التزامهم وخصصوا وقتًا بين جداولهم لموظفيهم.
وهذا يتطلب تنظيمًا بجانب وضع خطط عندما تسير الأمور علي خلاف ما هو متوقع.
فالمديرون بحاجة إلى تدوين ملاحظات جيدة والاحتفاظ بها من خلال اجتماعات الموظفين الفردية.
ولأن يكونوا على علم دائم بسمات وأهداف كل موظف وقسم. وعند تغيير الخطط أو اضطرار لإلغاء اجتماع ما تصبح المتابعة المباشرة أمرا ضروريا.
وإذا لزم الأمر يمكن لأي مدير آخر أن يطلب منه متابعة من الموظفين.
متابعة عبر الهاتف:
ورغم أن هذا أقل خصوصية، فإن الاجتماعات الفردية يمكن أن تتم عبر الهاتف إن كانت تفصل بين الأشخاص مسافة كبيرة، ففي كثير من شراكات التشاور التي تجري يتم العمل مع المديرين من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني، وتعقد الاجتماعات بشكل شخصي مرة أو مرتين من كل عام لكن يستخدم التوجيه الهاتفي فيما بين المرات.
تشجيع الموظفين:
والطريقة التي تعقد بها الاجتماعات الفردية مهمة للغاية، فالهدف هو دعم الموظف وتشجيعه لا جلده أو تأنيبه، فالقادة البارعون يجعلون هدفهم التعاون وتطوير الموظفين، ويوجهونهم بشكل جيد ويرسخون بداخلهم الرغبة في التفوق.
أما القادة السيئون فعادة ما يتصفون بكثرة انتقادهم، ومن ثم يخلقون مشاعر الامتعاض والدفاع بداخل الآخرين، بل أنهم لا يحاولون أن يكونوا مدربين ناجحين.
تجربة إيجابية:
وتعقد الاجتماعات الفردية عبر الهاتف بالطريقة نفسها التي تعقد فيها بشكل شخصي ويكون فيها المدير مسؤولا عن التالي:
- أن يكون متاحا. اجعل من التواصل الفردي وجها لوجه مع الموظف أولوية لك.
ولا ينبغي لشيء إلا الطوارئ أو الإجازات أن يكسر تلك الاجتماعات. اعد جدولا والتزم به.
- إن لم يستطع التواجد أثناء الاجتماع فليضع خطة مناسبة للطوارئ.
- التأكد من خلو الاجتماع من المشوشات (اغلق باب المكتب ولا تتلق أي مكالمة هاتفية).
- جمل ملاحظاته متاحة لاستعراض الأداء اليومي والالتزامات المأخوذة في أثناء الاجتماعات السابقة.
- الحرص على أن يكون الاجتماع تجربة تشارك إيجابية، فيجب أن يشعر الموظف أن الاجتماع مفيد، وليس مجرد مضيعة للوقت، أو تدقيق حسابات أو تقييم.
اطلب حلولا:
ومن العناصر الأساسية لعملية الاجتماعات الفردية:
اطرح أسئلة: أنت تريد في الاجتماع الفردي حوارا ثنائيا وليس منفردا.
اطلب حلولا: ادخل الموظفين في نقاش حول التقدم في أهدافهم والمجالات التنموية أو المشكلات.
احصل أولا على آرائهم وأفكارهم، ثم اضف تعليقك الخاص.
احتفظ بالخطط والالتزامات، دون ملاحظات من أجل توثيق مناقشتك.
واطلب من الموظفين فعل نفس الشيء نفسه حتى تتمكن من استعراض التقدم خلال الاجتماعات المستقبلية ومن متابعة الخطط المتفق عليها.
