تحقيق الكفاءة في مكان العمل أمر جوهري، ولو تعامل المديرون مع كل موظف بنفس الطريقة وفي نفس الوقت، فسيكتشف فارقا كبيرا فيما يتعلق بأداء الأفراد، فالموظفون ليسوا آلات، ويُشجع بعضهم بالثناء وبعضهم بالحوافز، وبعضهم يحتاج إلى التوجيه، وقد يكون بعض العاملين مكتفين ذاتيا وأصحاب خبرة، حسبما ذكر موقع آي.إن.سي الأمريكي.
وتركز الشركات على تعزيز الإنتاجية في العمل من خلال مساعدة الموظفين بقضاء وقت أقل في الاجتماعات، والاهتمام بالعمل الفعلي، لذلك، فقد تعلمت الكثير منها عن كيفية إدارة أوقات الموظفين في العمل والاستفادة من قوة كفاءاتهم لرفع الإنتاجية.
وفيما يلي 5 وسائل يمكن أن يراعيها المديرون لتحسين كفاءة العمل:
تقديم الدعم الأكثر فعالية:
فيما يتعلق بهذا الحل، على المديرين طرح بعض الأسئلة مثل، ماذا يعرقل الموظفين من استكمال المهام الموكلة؟ هل يحتاجون إلى بعض المساعدات من الآخرين؟ هل يقومون بمهام أكثر من طاقتهم، هل هم غير قادرين على التركيز؟
وإذا كان أداء عضو فريق فعال ضعيفا، فهناك على الأرجح سبب لذلك، وعلى المدير تجنب اتخاذ نهج قمعي، وبدلا من ذلك، يجب أن يخصص وقتا لفهم ما يسبب هذه المشكلة.
والطريقة الفعالة هي توفير مستجدات كل التقدم، سواء على مستوى الفريق أو مستوى الأفراد، إضافة إلى مناقشة أي حواجز، وهذا يسمح للمديرين بالتعاون مع جميع الفرق ويدفع الموظفين إلى إنجاز أهداف الشركات.
صياغة الأهداف الواضحة:
الكثير من المديرين لا يضعون أهدافا واضحة حتى نهاية المشروع، ما قد يؤدي إلى ضعف الأداء، وإذا كان للمدير توقعات، فينبغي أن يوضحها، لأن الموظفين قد لا يكونون على بينة مما يسعى إلى تحقيقه.
فإحاطتهم بكل الأهداف، تمكنهم من معرفتها وما يتعين عليهم القيام به، وهذا من شأنه يساعد على تعزيز ثقتهم.
توفير التدريب المناسب:
أما عن التدريب المناسب، على المدير أن يسأل نفسه: هل يقدم لموظفيه كل الوثائق والأدلة الإجرائية التي يجب اتباعها؟ هل لديه برنامج تدريبي قوي يمكن أن يتعلم الموظف من خلاله كل ما يحتاج إليه من معرفة؟ هل هناك شخص يرشده؟
ويستغرق موظف جديد وقتا طويلا ليتأقلم مع بيئة العمل الجديدة، غير أن توفير المعلومات الصحيحة والتدريب، يسهمان في تقليل الوقت.
التحفيز ومكافأة الموظفين:
إحدى الطرق البسيطة لتحفيز الموظفين من خلال التشجيع والثناء عليهم، إذا قام بأداء أفضل، فمن المستحسن الثناء عليهم في وقت مبكر وفي العلانية إن أمكن ذلك.
وحتى عندما لا تكون الأمور على ما يرام، فالتشجيع يكون أكثر فعالية من تأنيبهم، وفي بعض الأحيان يكون التصحيح ضروريا، ولكن على المدير التأمل في كيفية التواصل.
تقليل الاجتماعات:
قد تؤدي الانقطاعات في مكان العمل إلى تراجع الكفاءة والإنتاجية داخل المؤسسات، ومن المحتمل أن تعرقل العمل الذي يتعين استكماله، ففي هذه الحالة، يحث الخبراء المديرين على تقليل عدد الاجتماعات، أو عقدها في وقت أقل لخلق فرص أمام الموظفين لإنجاز مهامهم في الوقت المناسب.
